Front Office Task on Sept, 24th 2012

Pentingnya Memiliki First Impression

Kesan pertama saat tamu menerima fasilitas penginapan selama proses pendaftaran sangat penting dalam menetapkan dan membangun hubungan bisnis yang berkelanjutan. Sambutan yang hangat dan tulus akan memberikan respon positif dari para tamu dan akan mengharapkan kesan serupa dari karyawan hotel lainnya. Jika tamu merasakan sambutan yang setengah hati dan tidak tulus, tamu tidak akan antusias dengan fasilitas serta pelayanan hotel dan mungkin merasa tidak nyaman dengan hotel selama berkunjung. Tamu selalu mengharapkan diberikan pelayanan yang terbaik setiap saat, karena itu banyak hotel yang berlomba-lomba dalam memberikan pelayanan prima sehingga tamu tersebut betah dan ingin kembali ke hotel tersebut. Apa itu sambutan hangat ? jawaban ini sangat bervariasi, dimulai dari area front desk, setiap karyawan yang bertanggung jawab di front desk harus memiliki sifat empati, peduli, dan perhatian kepada tamu karena dengan itu mereka dapat memahami keinginan tamu, sehingga terhindar dari kesalahan atau complaint dari tamu.

http://diniidris.blogspot.com/ 

Peranan Kantor Depan Front Office

 Kantor Depan adalah cermin dari kualitas hotel untuk pertama kali bagi tamu saat memasuki suatu Hotel, untuk itu kesiapan, kesigapan, ketepatan serta kemampuan semua karyawan di bagian kantor depan dalam menjalankan fungsi tugas dan tanggung jawabnya sangatlah menentukan dalam memberikan impresi baik maupun kurang baik atau buruk pada para tamu Hotel sebelum para tamu tersebut mendapatkan pelayanan dan pengalaman yang lainnya saat mereka datang untuk menginap maupun tidak di suatu Hotel. Kantor depan hotel (front office) secara operasional berhubungan dengan tamu dan area kerjanya tidak jauh dari lobby, oleh sebab itu bagian ini disebut dengan bagian front office. Kantor depan hotel merupakan salah satu bagian dari hotel yang paling penting dalam hal mewujudkan tujuan yang akan dicapai oleh hotel.

http://massicang.blogspot.com/2012/02/front-office.html

Komponen Proses Registrasi

Proses Registrasi adalah salah satu dari banyak poin di front desk yang dapat berinteraksi dengan tamu dalam memberikan pelayanan dari mulai tamu tiba, menginap sampai keberangkatan tamu. Pada bagian ini membahas tentang pentingnya mengambil data tamu yang telah dikonfirmasi dari proses pemesanan sebelumnya. Sementara tamu yang dalam pelayanan, kita dapat berkomunikasi dengan mereka, memelihara catatan akuntansi yang akurat, menanggapi tentang masalah keuangan dan menindaklanjuti pelayanan.

Menangkap data Guest

 Ini adalah catatan nilai penting dalam pengambilan data tamu saat pendaftaran. Informasi ini digunakan oleh banyak karyawan di hotel untuk menyediakan pelayanan untuk tamu. Digunakan untuk mengirim pesan kepada tamu, menginformasikan karyawan untuk kebutuhan tamu, mengetahui latar belakang tamu dan proses pembayaran. Saat Tamu menerima panggilan telepon, pesan telepon, surat, paket dan transmisi fax, hotel harus memberikan dan merekam ejaan yang tepat dari nama tamu, saat registrasi akan membantu operator telepon dan bellhop dalam menangani tamu dengan benar. Seseorang dengan nama belakang yang sama tidak boleh melewatkan pesan penting hanya karena lebih dari satu nama, contoh: Tina. S.Rodriguez, TSRodriguez atau T.Samuel Rodriguez terdaftar di hotel. Selain itu, karyawan hotel perlu tahu siapa dan latar belakang tamunya, sehingga SOP tetap terlaksana. Misalnya, direktur keamanan menginginkan karyawannya untuk mewaspadai adanya tamu yang menginap lebih dari yang pihak hotel ketahui didalam satu kamar. Tidak hanya sebagai informasi, hal ini juga dapat membantu dalam memberikan keamanan untuk tamu yang menginap dan juga memberikan keuntungan kepada pihak hotel.

http://diniidris.blogspot.com/

Prosedur reservasi

Pemesanan kamar adalah suatu kegiatan atau proses mengumpulkan informasi atau data tentang calon tamu dan orang yang melakukan pemesanan kamar. Informasi yang diperlukan oleh pihak hotel antara lain:
1. Jenis dan jumlah kamar yang diinginkan
2. Jumlah orang yang akan menginap 3. Tanggal kedatangan & tanggal keberangkatan
4. Nama tamu yang menginap di hotel
5. Nama pemesan/ orang yang dapat dihubungi untuk tindak lanjut informasi pemesanan kamar
6. Nama perusahaan atau biro perjalanan
7. Alamat dan nomor telepon perusahaan
8. Rincian kedatangan(waktu & transportasi yang digunakan)
9. Cara pembayaran yang digunakan
10. Permintaan khusus

http://akomodasi-perhotelan.blogspot.com/search/label/Reservation

Prosedur Registrasi Tamu

Prosedur registrasi tamu melibatkan beberapa langkah dan apabila dilaksanakan dengan akurat, memungkinkan manajemen melaksanakannya dengan efisien dan aman. Proses ini dibahas dibahas secara umum sebagai langkah-langkah berkaitan dengan manajemen kantor depan yang efektif. Kemudian dalam bab ini, penggunaan PMS (properti sistem manajemen) metode pendaftaran seperti
1. Guest requests to check into the hotel.
2. Front desk clerk projects hospitality toward the guest.
3. Front desk clerk inquires about guest reservations.
4. Guest completes registration card.
5.Front desk clerk reviews completeness of registration card.
6. Front desk clerk verifies credit.
7.Front desk clerk makes room selection.
8. Front desk clerk makes room assignment.
9. Front desk clerk assigns room rate.
10. Front desk clek discusses sales opportunities for hotel products and services with guest.
11. Front desk clerk provide room key. http://diniidris.blogspot.com/

Prosedur/tahapan penanganan check in untuk tamu perorangan adalah sebagai berikut:

1. Tamu yang datang di hotel Setelah kendaraan pengantar mereka memasuki lobby, maka akan disambut oleh seorang doorman untuk membukakan pintu, menyampaikan selamat datang dan menawarkan untuk menurunkan barang bawaannya dari bagasi mobil. Setelah ada tanda persetujuan dari tamu, doorman akan meminta bellboy untuk menurunkan barang tamu dari mobil dan disimpan diatas luggage trolley sampai ke depan pintu utama hotel atau ada yang menempatkan barang bawaan tamu didekat reception counter sambil menanti tamu untuk melakukan registrasi.
2. Bellboy mengarahkan atau mengantarkan tamu ke reception counter atau front desk . Sampai di counter, tamu akan disambut oleh receptionis dengan ucapan selamat datang dan menawarkan bantuan sambil tersenyum. di front office counter, receptionist akan menanyakan apakah tamu sudah melakukan pemesanan kamar atau belum, pertanyaan selanjutnya adalah, apakah reservasi yang dilakukan itu melalui perusahaannya atau travel agent. Jika tamu menyatakan telah melakukan pemesanan kamar sebelumnya maka reception akan mencari data tentang pemesanan yang telah dibuat untuk mempercepat proses check-in.
 3. Jika tamu sudah melakukan pemesanan kamar, maka petugas reception akan memastikan pemesanan kamarnya dan melihat metode pembayarannya jika pembayarannya menjadi tanggungan perusahaan maka petugas akan menanyakan surat jaminan yang berupa guarantee letter (GL), atau travel agent voucher.
4. Mengisi registration form dengan cara meminjam identitas tamu yangdapat berupa passpor, KTP, SIM
5. Menyiapkan guest card dan key card, dan menerangkan check-out time dan beberapa fasilitas penting
 6. Memberikan kupon sarapan dan kupon lain serta menerangkan kegunaanya
7. Reception mengucapkan selamat beristirahat.

http://akomodasi-perhotelan.blogspot.com/search/label/Reception